Giá thành là số tiền thật sự đã bỏ ra để làm một sản phẩm. Kế toán tính nó vào cuối kỳ để lập báo cáo. Chủ xưởng cần nó sớm hơn, theo từng lô, để biết đơn nào lãi, sản phẩm nào nên tăng giá, tổ nào đang hao hụt quá mức.
01Giá thành gồm những gì
Theo cách kế toán Việt Nam hạch toán, giá thành sản xuất gồm ba khoản:
- Nguyên vật liệu trực tiếp. Vật tư đưa vào sản phẩm, tính theo lượng thực xuất và giá xuất kho thực tế.
- Nhân công trực tiếp. Lương và các khoản trích theo lương của công nhân làm ra sản phẩm, tính theo giờ công hoặc theo sản lượng.
- Chi phí sản xuất chung. Điện, khấu hao máy, lương quản lý xưởng, vật tư phụ. Khoản này không gắn với một sản phẩm cụ thể nên phải phân bổ theo một tiêu thức, ví dụ theo giờ máy hoặc theo nguyên vật liệu.
Khoản thứ ba hay bị bỏ qua khi tính bằng Excel, và cũng là khoản làm nhiều xưởng tưởng mình lãi hơn thực tế.
02Năm dấu hiệu xưởng đã cần tính bằng hệ thống
- Giá bán được đặt bằng giá nguyên liệu nhân một hệ số, và hệ số đó đã lâu không ai xem lại.
- Giá nguyên liệu đổi hằng tháng nhưng giá thành trong file vẫn là số từ lần tính trước.
- Không biết hao hụt thực tế của từng lô so với định mức, chỉ biết cuối kỳ kho thiếu.
- Nhiều mã sản phẩm dùng chung nguyên liệu, và không ai tách được lãi từng mã.
- Nhận đơn gia công hay đơn đặt riêng mà báo giá dựa trên kinh nghiệm, không dựa trên số của các đơn tương tự trước đó.
03Tính theo định mức, không chia ngược từ tổng
Cách tính bằng Excel phổ biến là lấy tổng chi phí trong tháng chia cho tổng sản lượng. Cách đó cho ra một con số trung bình, không cho biết lô nào tốn hơn lô nào.
Cách tính theo định mức làm ngược lại. Mỗi sản phẩm có một bảng định mức nguyên vật liệu và công đoạn. Mỗi lệnh sản xuất xuất kho theo định mức, ghi nhận phần xuất thêm và phần trả lại. Cuối lô, giá thành bằng nguyên liệu thực xuất theo giá thực tế, cộng công của lô, cộng phần chi phí chung được phân bổ.
Chênh lệch giữa thực tế và định mức chính là hao hụt, hiện ra theo từng lô và từng tổ thay vì dồn thành một khoản thiếu cuối kỳ.
04Cần gì để bắt đầu
- Bảng định mức cho các sản phẩm chính, dù đang ở dạng Excel và chưa đầy đủ.
- Cách ghi sản lượng và công hiện tại của các tổ.
- Tồn kho nguyên vật liệu đầu kỳ đúng, vì tồn đầu sai thì giá xuất kho sai theo. Bài chuyển dữ liệu Excel cũ nói cách chuyển tồn đầu kỳ.
Không cần chờ định mức hoàn hảo. Có định mức gần đúng rồi đo hao hụt thực tế trong vài lô đầu là cách nhanh nhất để có định mức đúng.
Xem phần mềm quản lý sản xuất để biết hệ thống gồm những phần nào: định mức, lệnh sản xuất, xuất kho theo lệnh, giá thành lô. Giá thành nối với kho và bán hàng trong cùng một hệ thống ERP để ra lãi từng đơn.