Chuyển dữ liệu nghe như chép từ chỗ này sang chỗ kia. Thực tế đây là việc khó nhất và dễ sai nhất trong một dự án phần mềm, vì dữ liệu cũ do nhiều người ghi, trong nhiều năm, theo những quy ước không ai viết ra.
01Chuyển những gì, không chuyển những gì
Luôn chuyển: danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên; tồn kho đầu kỳ; công nợ đang mở của từng khách và từng nhà cung cấp.
Thường không cần chuyển: từng dòng giao dịch của các năm trước. Chúng nằm trong file cũ để tra cứu khi cần. Chuyển toàn bộ lịch sử tốn công, dễ sai, và hiếm khi được mở lại. Ngoại lệ là khi bạn cần báo cáo so sánh nhiều năm ngay trong hệ thống mới.
02Năm bước NexUp làm
- Chốt ngày cắt. Chọn một ngày, thường là đầu tháng hoặc ngay sau kiểm kê. Tồn kho và công nợ lấy đúng số của ngày đó.
- Làm sạch. Gom đơn vị tính viết khác nhau về một, tách khách hàng và nhà cung cấp đang nằm chung file, lọc mã trùng, lọc dòng tồn âm để bạn tự quyết.
- Ghép cột. Đối chiếu từng cột trong file với từng trường trong hệ thống, giữ nguyên mã hàng và mã khách đang dùng.
- Nhập và đối chiếu. Sau khi nhập, so ba con số ở mỗi bảng: số dòng, tổng số lượng, tổng tiền. Lệch một đồng cũng dừng lại tìm.
- Chạy song song một kỳ. Hệ thống mới và file cũ cùng ghi trong một kỳ. Cuối kỳ so hai bên, khớp mới dừng ghi vào file cũ.
03Những lỗi hay gặp nhất
Đây là những lỗi NexUp đã gặp khi nhận dữ liệu thật của khách:
- Đơn vị tính viết lung tung. Cái, CáI và cái thành ba đơn vị khác nhau, tồn kho của một mặt hàng bị chia làm ba.
- Cột tên gần giống bị ghép nhầm. Một cột cờ có hoặc không tên là theo dõi tồn kho, nếu bị ghép vào tồn đầu kỳ, sẽ làm mọi mặt hàng có tồn bằng 1 và sinh ra hàng nghìn phiếu kho không có thật.
- Mã hàng bị đánh lại. Nhân viên quen gọi một mã, hệ thống mới lại tự đánh mã khác. Mã là thứ người ta đọc cho nhau hằng ngày, mất mã là mất thói quen.
- Khách và nhà cung cấp chung danh sách. Phân biệt bằng một cột ghi chú. Nhập thẳng là công nợ phải thu và phải trả trộn vào nhau.
- Tồn âm. Một khách phân phối có hơn ba trăm dòng tồn âm trong file. Nhập bừa thì hệ thống bắt đầu bằng số sai, bỏ đi thì mất dấu. Cách đúng là tách riêng cho người phụ trách kho quyết từng dòng.
04Dữ liệu từ phần mềm kế toán
File xuất từ phần mềm kế toán dùng tên cột kiểu kế toán như Mã vật tư, Tk vật tư, SL tồn cuối. Phân loại hàng nên lấy theo số hiệu tài khoản kho: 152 là nguyên vật liệu, 155 là thành phẩm, 156 là hàng hóa. Đó là thứ kế toán đang hạch toán thật, đáng tin hơn các cột phân loại nội bộ.
Nếu bạn đang dùng phần mềm thuê theo tháng, hỏi nhà cung cấp cách xuất toàn bộ dữ liệu trước khi hết hạn thuê bao.
05Sau khi chuyển xong
File gốc giữ nguyên, không ai sửa, để đối chiếu khi có thắc mắc về số đầu kỳ. Dữ liệu trong hệ thống mới vẫn xuất ra Excel được bất cứ lúc nào. Bài khi nào nên bỏ Excel nói vì sao Excel vẫn có chỗ sau khi có hệ thống.
Chuyển dữ liệu là một hạng mục trong báo giá triển khai ERP, CRM hay phần mềm riêng của NexUp. Khối lượng và độ sạch của dữ liệu là một trong sáu yếu tố làm chi phí phần mềm lên xuống.