Không ai quyết định dùng Excel để quản lý cả công ty. Nó bắt đầu từ một file bán hàng, thêm một file kho, thêm một sheet công nợ, rồi một ngày cả doanh nghiệp chạy trên hai chục file nối với nhau bằng trí nhớ của vài người. Năm dấu hiệu dưới đây cho biết lúc đó đã tới.
01Có nhiều bản của cùng một file
Tên file có chữ final, final 2, bản mới nhất, bản sửa của chị Lan. Mỗi người giữ một bản, gửi qua Zalo hay email, và mỗi lần họp phải hỏi lại đang nhìn bản nào.
Cách đo: đếm trong tháng có bao nhiêu lần phải hỏi bản nào đúng, hoặc phát hiện hai người sửa hai bản khác nhau.
02Một con số phải gõ ở nhiều nơi
Đơn hàng gõ ở file bán hàng, gõ lại ở file kho để trừ tồn, gõ lần ba ở phần mềm kế toán để xuất hóa đơn. Mỗi lần gõ là một cơ hội gõ sai, và lỗi chỉ lộ ra khi cuối tháng số không khớp.
Cách đo: chọn một đơn hàng, đếm nó được gõ tay bao nhiêu lần từ lúc khách đặt tới lúc thu tiền.
03Đối chiếu cuối tháng mất nhiều ngày
Kế toán mất hai ba ngày đầu tháng chỉ để đối chiếu kho với bán hàng, công nợ với sổ quỹ. Đối chiếu xong vẫn còn một khoản lệch nhỏ, và khoản đó được ghi vào điều chỉnh vì không ai còn thời gian tìm.
Cách đo: ghi lại số giờ đối chiếu của tháng này, và khoản lệch cuối cùng không giải thích được.
04File chậm, hay treo, phải chia nhỏ
File mở mất cả phút, công thức tính lại mỗi lần gõ, vài người không mở được trên máy yếu. Để chữa, file được tách theo tháng, và từ đó muốn xem số cả năm phải mở mười hai file.
Google Sheets có trần 10 triệu ô cho một bảng tính, chạm trần là không ghi thêm được nữa. Bài Google Sheets có đủ để quản lý kho không có ngưỡng cụ thể hơn.
05Sai sót xảy ra mà không truy được
Tồn kho lệch 40 thùng, không biết lệch từ phiếu nào. Giá bán trong file bị ai đó sửa, không biết ai sửa và sửa từ bao giờ. Một khách nợ quá hạn ba tháng mà không ai nhắc vì cột ngày đến hạn không có ai nhìn.
Đây là dấu hiệu tốn tiền nhất, vì nó không hiện ra như chi phí mà hiện ra như hàng mất, nợ khó đòi, giá bán sai.
06Có bao nhiêu dấu hiệu thì nên chuyển
Một dấu hiệu thì sửa cách dùng Excel thường là đủ: khóa ô, dùng một file chung trên mạng, đặt quy tắc đặt tên. Từ hai dấu hiệu trở lên thì chi phí thời gian đã đáng để tính chuyện chuyển. Bài khi nào nên bỏ Excel nói cách quy chi phí đó ra tiền và ba con đường chuyển.
Nếu phần lớn vấn đề nằm ở kho, bán hàng và công nợ, xem hệ thống ERP. Nếu nằm ở đội bán hàng và chăm sóc khách, xem CRM theo ngành. Nếu chỉ là việc chép số giữa các phần mềm đang có, tự động hóa có thể là đủ.