Excel là công cụ tốt. Phần lớn doanh nghiệp NexUp gặp đều bắt đầu từ Excel, và nhiều người trong số đó vẫn nên dùng Excel thêm một thời gian. Vấn đề chỉ xuất hiện khi một file được giao làm việc của cả một hệ thống.
01Excel làm tốt việc gì
Excel mạnh ở việc một người tính toán, thử kịch bản, lập bảng báo cáo từ dữ liệu có sẵn. Kế toán dựng bảng phân tích, chủ doanh nghiệp tính giá bán, trưởng phòng lập kế hoạch tháng: những việc này Excel làm nhanh hơn hầu hết phần mềm.
Excel yếu ở việc ghi nhận giao dịch hằng ngày do nhiều người cùng làm. Nó không biết ai được sửa ô nào, không chặn một phiếu xuất vượt tồn, không tự trừ kho khi có đơn, và không giữ lịch sử ai đã đổi con số nào.
02Bốn dấu hiệu đã tới lúc chuyển
- Nhiều bản cùng tồn tại. Từ hai người trở lên cùng sửa một file, và đã có lần hai bản khác nhau cùng được gọi là bản mới nhất.
- Một con số gõ ở nhiều nơi. Đơn hàng nhập ở file bán hàng, nhập lại ở file kho, rồi nhập lần ba ở phần mềm kế toán.
- Đối chiếu kéo dài. Cuối tháng mất từ hai ngày trở lên để đối chiếu, và kết quả vẫn lệch mà không tìm ra lệch ở đâu.
- Không trả lời ngay được. Chủ doanh nghiệp hỏi tồn kho hay công nợ của một khách, câu trả lời là để em kiểm tra rồi báo lại.
Có một dấu hiệu thì chưa cần vội. Từ hai dấu hiệu trở lên, chi phí của việc tiếp tục dùng Excel đã lớn hơn bạn nghĩ, chỉ là nó nằm trong giờ làm của nhân viên nên không hiện ra trên sổ sách. Bài 5 dấu hiệu Excel đã quá tải đi sâu vào từng dấu hiệu và cách đo.
03Tính chi phí của việc không chuyển
Cách đo đơn giản nhất: hỏi từng người trong một tuần họ mất bao nhiêu giờ để chép số, đối chiếu, tìm file và sửa lỗi nhập. Cộng lại rồi nhân với lương giờ.
Ví dụ ba nhân viên, mỗi người mất 4 giờ một tuần cho việc chép và đối chiếu, lương giờ 50.000 đồng. Mỗi tháng là khoảng 2,6 triệu đồng, chưa tính lần giao nhầm hàng vì tồn kho sai hay khoản nợ quá hạn không ai nhắc.
Con số này là thứ để so với chi phí làm phần mềm. Máy tính chi phí 5 năm cho bạn nhập số của chính mình.
04Ba con đường chuyển, từ nhẹ tới nặng
- Thêm một lớp lên Excel. Giữ Excel hoặc Google Sheets làm nơi chứa dữ liệu, đặt một WebApp lên trên để nhập liệu có kiểm tra và phân quyền. Rẻ và nhanh nhất. Xem Google Sheets có đủ để quản lý kho không.
- Dùng phần mềm đóng gói. Hợp khi nghiệp vụ giống số đông, như bán lẻ một cửa hàng hay dịch vụ đơn giản. Phí tháng thấp, dùng được ngay.
- Dựng hệ thống riêng. Khi quy trình có phần đặc thù mà phần mềm đóng gói không làm được, hoặc khi nhiều bộ phận cần chung một con số. Hệ thống ERP cho kho, bán hàng, công nợ; CRM cho đội bán hàng; phần mềm riêng cho quy trình không giống ai.
05Có phải bỏ hẳn Excel không
Không. Sau khi có hệ thống, Excel quay về đúng việc nó giỏi là xem và phân tích. Hệ thống ghi nhận giao dịch, kế toán vẫn xuất dữ liệu ra Excel để làm báo cáo riêng khi cần. Khác biệt là file xuất ra lúc nào cũng lấy từ một nguồn, không còn bản cuối và bản cuối 2.
Dữ liệu cũ trong Excel cũng không mất. Bài chuyển dữ liệu Excel cũ sang hệ thống nói cách làm để không sai số khi chuyển.