Hỏi làm phần mềm quản lý hết bao nhiêu cũng giống hỏi xây nhà hết bao nhiêu. Câu trả lời phụ thuộc diện tích, số tầng, vật liệu. Với phần mềm, những thứ đó có tên cụ thể, và bạn kiểm soát được phần lớn chúng.
01Sáu yếu tố làm chi phí lên xuống
- Số phân hệ. Kho, bán hàng, công nợ, mua hàng, sản xuất, nhân sự. Mỗi phân hệ là một khối nghiệp vụ với màn hình, biểu mẫu, báo cáo riêng. Đây thường là yếu tố lớn nhất.
- Độ đặc thù. Bán theo lô và hạn dùng, giá theo nhóm khách, hoa hồng nhiều cấp, giá thành theo định mức. Quy tắc càng riêng thì càng phải dựng và kiểm nhiều.
- Dữ liệu cần chuyển. Chuyển 300 mã hàng sạch khác xa chuyển 4.000 mã mà đơn vị tính viết ba kiểu, khách và nhà cung cấp nằm chung một file. Làm sạch dữ liệu thường tốn công hơn người ta nghĩ.
- Phân quyền. Chỉ cần quản trị và nhân viên thì đơn giản. Quyền theo chi nhánh, theo kho, ẩn giá vốn với sales, duyệt nhiều cấp thì mỗi lớp quyền là thêm phần phải dựng và phải kiểm.
- Tích hợp. Hóa đơn điện tử, sàn thương mại điện tử, ngân hàng, Zalo, phần mềm kế toán. Mỗi mối nối phụ thuộc vào việc bên kia có cho nối hay không và nối bằng cách nào.
- Nền hạ tầng. Google Sheets với Apps Script rẻ hơn, hợp quy mô nhỏ. Cloudflare với cơ sở dữ liệu SQL tốn công dựng hơn nhưng chịu được nhiều chi nhánh và nhiều người dùng. Xem Apps Script và Cloudflare phù hợp quy mô nào.
02Những khoản không nằm trong giá dựng
Một báo giá rõ ràng phải tách được các khoản sau, để bạn không bất ngờ về sau:
- Tiền hạ tầng. Hệ thống đứng tên doanh nghiệp thì bạn trả thẳng cho nhà cung cấp hạ tầng. Với Cloudflare, gói trả phí bắt đầu từ 5 USD mỗi tháng và phần lớn doanh nghiệp vừa không dùng vượt hạn mức của gói đó. Với Apps Script, hệ thống chạy trong tài khoản Google sẵn có.
- Phí của bên thứ ba. Hóa đơn điện tử, chữ ký số, tin nhắn Zalo gửi khách tính phí theo nhà cung cấp của từng dịch vụ, không phải phí phần mềm.
- Thay đổi sau bàn giao. Thêm báo cáo mới, đổi quy trình khi doanh nghiệp lớn lên. Nên hỏi trước cách tính.
03Vì sao hai báo giá chênh nhau vài lần
Thường không phải vì bên này lời nhiều hơn bên kia, mà vì hai bên hiểu phạm vi khác nhau. Một bên báo cho màn hình nhập và xem. Bên kia báo cho cả kiểm tra khi nhập, phân quyền, nhật ký, chuyển dữ liệu và chạy song song một kỳ.
Khi so báo giá, hỏi từng bên ba câu: phạm vi gồm những phân hệ và báo cáo nào, dữ liệu cũ ai chuyển và đối chiếu thế nào, mã nguồn và dữ liệu đứng tên ai sau khi bàn giao.
04Ba cách giữ chi phí trong tầm tay
- Làm theo mốc. Làm phần tốn giờ nhất trước, dùng được rồi mới làm phần tiếp theo. Mỗi mốc có giá riêng và bàn giao riêng.
- Để phần có thì tốt sang mốc sau. Báo cáo đẹp, biểu đồ, ứng dụng điện thoại riêng có thể chờ. Phần ghi nhận giao dịch đúng mới là phần tiết kiệm được giờ làm.
- Chọn nền theo quy mô hiện tại. Đội mười người không cần hạ tầng cho một nghìn người. Chọn nền chuyển được về sau là đủ.
05NexUp báo giá thế nào
NexUp khảo sát miễn phí, vẽ lại luồng việc, rồi báo giá cho từng mốc trước khi làm. Không tính phí theo số người dùng. Mã nguồn, cơ sở dữ liệu và tài khoản hạ tầng đứng tên doanh nghiệp.
Muốn có con số cho trường hợp của bạn, để lại thông tin để được tư vấn. Muốn tự so với thuê tháng trước, dùng máy tính chi phí 5 năm.